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Ein guter Anfang ist die halbe Miete: Das gilt auch für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Durch gutes Onboarding sind Mitarbeiter 34% schneller im Bilde über alles, was in ihrem neuen Job auf sie zukommt, als ohne. Darüber hinaus bekommen sie ein Gefühl für die Unternehmenskultur und fühlen sich stärker eingebunden. Gerade in den aktuellen Corona-Zeiten ist es besonders wichtig, neue Mitarbeiter so gut es geht abzuholen. Mit dem richtigen Onboarding gelingt Ihren neuen Mitarbeitern auch in diesen Zeiten ein guter Start.

1. Kreative Einführung:

Normalerweise geht man am ersten Arbeitstag ins Büro und schüttelt viele Hände, doch das geht im Moment natürlich nicht. Das muss aber nicht heißen, dass Sie Ihren neuen Mitarbeitern während der Corona-Zeit kein Willkommenspaket bieten können. Wie wäre es stattdessen mit einem virtuellen Rundgang durch das Gebäude, einem lustigen Film in dem sich die Kollegen vorstellen oder eine Videokonferenz mit dem gesamten Team? So kann der Starter sich den anderen vorstellen und hat in Zukunft auch ein Gesicht vor Augen, wenn er eine E-Mail an den Kollegen schreibt.

Auch die Einarbeitung in laufende Projekte und Aufgaben sollte nicht wegfallen. Die informellen Einführungen als persönliches Gespräch bei einer Tasse Kaffee können Sie auch aus der Ferne mit Hilfe eines Videocalls machen. Übernehmen Sie als Manager die Führung und planen Sie virtuelle Kaffeemomente mit dem Neuankömmling, aber nicht nur mit Ihnen sondern auch mit Teamkollegen. So fühlt sich Ihr neuer Mitarbeiter auch in der Corona-Krise abgeholt und gut aufgehoben.

Ist Ihr Büro sogar geöffnet? Dann lassen Sie den Starter in der ersten Woche ins Büro kommen. Jeder persönliche Kontakt ist wichtig, vor allem am Anfang, aber alles mit einem gewissen Abstand und natürlich ohne das Händeschütteln.

2. Etwas mehr Aufmerksamkeit seitens des Managers

79% der Mitarbeiter, die innerhalb von sechs Monaten wieder kündigen, nennen als Grund "mangelnde Wertschätzung durch meinen Vorgesetzten". Nehmen Sie sich also schon am Anfang der ersten Woche Zeit für einen persönlichen Videocall mit Ihrem neuen Mitarbeiter. 

Da Sie nicht unter Ihren Kollegen sind, ist die Hürde, zwischendurch eine Frage zu stellen, für Neuankömmlinge besonders hoch. Reden Sie über die Erwartungen beider Seiten so klar wie möglich und nehmen Sie ihrem neuen Mitarbeiter die Scheu, etwas zu fragen. Sie können zum Beispiel Folgendes besprechen:

  • Was erwarten Sie von dem neuen Mitarbeiter? Je klarer Sie sind, desto schneller kann er oder sie sich darauf einstellen und produktiv sein.
  • Stellen Sie die Kommunikationsformen des Teams vor. Welche Programme verwenden Sie? Ist es in Ordnung, Fragen im Chat zu senden, oder ist das zu aufdringlich? Was wird bei den Videokonferenzen erwartet? Und gibt es informelle Angelegenheiten, wo der neue Mitarbeiter erwartet wird? Da der Kontakt im Büro wegfällt, durch den man mal schnell fragen kann, wenn etwas unklar ist, müssen Sie klar kommunizieren, was Sache ist.
  • Die Work-Life-Balance. Was erwartet den Neuankömmling in Bezug auf Arbeitszeiten und Zugänglichkeit? 
  • Vereinbaren Sie eine Häufigkeit für Einzelgespräche und planen Sie diese sofort.
  • Verbinden Sie den Mitarbeiter mit einem Buddy, wie im unteren Abschnitt erklärt. 

Zusätzlich zu den wöchentlichen Videoanrufen ist es auch gut, sich ab und zu mit einer kurzen Nachricht zu melden. Auf diese Weise können Sie als Manager das Gefühl vermitteln, dass Sie an den neuen Mitarbeiter denken, und Raum für Fragen schaffen. 

3. Buddy: persönlich, einfach und effektiv

Einfach, aber bewährt und wirksam ist das Buddy-System. Verbinden Sie Ihren neuen Kollegen mit einer erfahrenen Person in einer ähnlichen Position, um einen schnellen und persönlichen Einstieg zu ermöglichen. Vor allem in der Corona-Zeit kann das Buddy-System helfen, da ihr Neuankömmling einen festen Ansprechpartner hat und sich nicht von der ganzen Situation alleine gelassen  fühlt. Ein Buddy vermittelt ein Gefühl der Freundschaft am Arbeitsplatz, der Vertraulichkeit und des persönlichen Kontakts. Alles Dinge, die in der aktuellen Zeit wichtig sind. Darüber hinaus kann der Neuankömmling seine Fragen, die sich am Anfang noch ergeben, direkt stellen. 

Ein Buddy-System kann auch aus der Ferne eingerichtet werden. Gespräche von Angesicht zu Angesicht können durch Videoanrufe ersetzt werden. Sie können alle wichtigen Tools zeigen und vorstellen, indem Sie Ihren Bildschirm teilen. Es gibt zahlreiche Programme, die dies unterstützen. Von Skype über Zoom bis Google Hangout. So ist der Neuankömmling nicht alleine auf sich gestellt und hat immer jemanden, an den er sich wenden kann.

4. Intelligente Videotechnik

Wir greifen schnell zum Text, wenn ein Wissenstransfer von Angesicht zu Angesicht nicht möglich ist. Aber ist das die klügste Form? Einige Themen eignen sich besser für ein Video. Indem Sie mehr mit Video arbeiten, bieten Sie neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, Gesichter mit Namen zu verknüpfen. Besonders schön ist ein Webinar, bei dem Sie sich auch die Zeit nehmen, Fragen interaktiv zu beantworten. 

Und kennen Sie schon Loom? Mit dieser Browser-Erweiterung können Sie Bildschirme gemeinsam nutzen und Videobotschaften aufzeichnen. Speziell für die Situation mit Covid-19 hat Loom die Funktionen der kostenlosen Version erweitert. Praktisch, wenn Sie etwas präsentieren oder jemanden durch ein System führen wollen. Somit ist es optimal für die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter.

5. Übersicht erstellen 

Ein durchschnittlicher Onboarding-Kurs enthält mehr als 50 Aufgaben! Nicht schlecht, aber wenn man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht, ist das auch nicht Sinn und Zweck der Sache. Erstellen Sie eine Übersicht, indem Sie alles visuell darstellen, z.B. mit einer Zeitachse. Auf diese Weise kann der Starter überprüfen, was er bereits gemeistert hat und sehen, was noch kommen wird. 

Bei so viel neuer Information kennt jeder die Frage: "Ich habe etwas darüber gelesen, aber wo steht das nochmal?" Verhindern Sie, dass sich neue Mitarbeiter in einem Netz von Systemen und neuen Informationen verirren, indem Sie alle Onboarding-Informationen an einem Ort aufbewahren. YoungCapital kann spezifische Lernlinien in der digitalen Lernumgebung seiner Zeitarbeitnehmer einrichten. Hier finden Zeitarbeitnehmer eines bestimmten Kunden alle relevanten Kurse, Webinare und das Wesentliche an einem Ort. Die Kunden von YoungCapital können auch ihre eigenen Inhalte hinzufügen.

6. Feedback einholen

Gerade in Homeoffice-Zeiten ist es besonders wichtig, Mitarbeitergespräche zu führen. So können Sie die Stimmung und Gefühlslage Ihrer Mitarbeiter besser abschätzen. Im Gegensatz zum Büro, wo man auch nonverbales Feedback mitbekommt, müssen Sie sich in diesen Zeiten Ihr Feedback bewusst abholen. Gerade folgende Fragen sollten Sie nach der ersten Woche Ihres neuen Mitarbeiters stellen:

  • Wie waren Ihre ersten Arbeitstage im Vergleich zu früheren Stellen?
  • Was hätten wir besser machen können?
  • Was hat Ihnen geholfen, sich ins Team einzufinden?
  • Wie kann ich Sie besser unterstützen?

Durch diese Rückmeldung erfahren Sie, was gut und was schlecht gelaufen ist, sodass Sie sich für künftige Onboardings verbessern können. Neben dem Feedback einholen, können Sie auch vermitteln, was von Ihrer Seite aus an der ersten Arbeitswoche des Neuankömmlings gut gelaufen ist. Zeigen Sie trotz Homeoffice und Corona-Zeiten Wertschätzung für die mühsame Einarbeitung in alle Projekte und Aufgaben.

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