Büroassistenz bei Berliner Think-Tank

Was du machen wirst:

Du bist eine zentrale Anlaufstelle innerhalb des Netzwerks und unterstützt uns auf verschiedenen Ebenen (Geschäftsführung, Büroleitung, Vorstand, Projektmanagement) in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Du hältst sämtliche Hintergrundprozesse eines Büros am Laufen, kümmerst Dich um die Vor- und Nachbereitung von Angeboten und Projekten (von der Projektplanung bis zur Rechnungsstellung), hast eine Affinität zu und ein Verständnis von Zahlen, um Dich in der Welt der einfachen Buchhaltung sicher zu bewegen und diese anlassbezogen aufbereiten zu können. Du bändigst die Prozesse, die Du aufspürst und von denen Du denkst, dass sie verbessert werden müssen.

Was wir uns von Dir wünschen

Du weißt, was es bedeutet, ein Büro selbstständig und im Team effizient zu organisieren und findest eine gute Balance zwischen flexibler Serviceorientierung und einer notwendigen Ordnung und Strukturiertheit des Büros.

Du bist der/die geborene UnterstützerIn. Du hast hohe Erwartungen an Deine eigene Arbeit und bist erst zufrieden, wenn Du Dein Ziel erreicht hast. Dir bereitet es Freude, den Projektverantwortlichen im operativen Alltag den Rücken freizuhalten (z.B. bei Logistik, Reisemanagement, projektbezogener Beschaffung, Projektdokumentation, Erstellung von Präsentationen, etc.).

Wenn Du eine Info brauchst, fragst Du nach. Sympathisch, freundlich und gleichzeitig mit Nachdruck.

Du bist ein Ruhepol mit gutem Herz. Es kommt Dir genauso wie uns darauf an, bei aller professionellen Arbeit nicht den Spaß und die gegenseitige Wertschätzung zu vergessen. Du bist es gewohnt, zügig und effizient zu arbeiten und bist dabei sehr gewissenhaft und sorgfältig. Wenn man Dir eine Aufgabe gibt, weiß man, dass Du Dir klare Ziele setzt, sie zuverlässig erledigst und Ergebnisse nachhältst.

Deutsch, Englisch, MS Office, inkl. Powerpoint, sind Deine täglichen Begleiter. Du findest immer eine Lösung und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Wenn Du bereits Arbeitserfahrung als Büroassistenz im Stiftungs- oder Beratungskontext hast, ist das von Vorteil. Die Termin- und Kalenderverwaltung sowie die Geschäftskorrespondenz mit unseren Gremien/Partnerorganisationen und sonstigen Stakeholdern in Ministerien, Stiftungen, Bundestag und Landesparlamenten sowie Parteizentralen am Telefon, per E-Mail und persönlich bereiten Dir ebenso Freude wie Tätigkeiten rund um Posteingang/-ausgang inklusive Seriensendungen (gedruckt und digital), die Sicherstellung der Büroinfrastruktur, die Pflege der Konferenzräume, die Reiselogistik für unser Team sowie unsere Gäste, die Organisation von Caterings, die Durchführung von Bestellungen und auch einmal die ein oder andere Abrechnung (Angst vor Zahlen solltest Du nicht haben).

Du bist erfahren mit der Organisation von kleinen und großen Veranstaltungen – oder könntest Dir zumindest vorstellen, das schnell zu lernen. Dazu gehören organisatorische Vor- und Nachbereitung interner und externer Veranstaltungen wie auch das Besucher- und Gastmanagement während der Veranstaltungen, die zum Teil am Abend stattfinden.

Was wir bieten:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt
• Junges und hochmotiviertes Team
• Vertrauensvolle und angenehme Arbeitsatmosphäre
• Einblicke in den Berliner Politikbetrieb

Bewerben

Über Deine aussagekräftige Bewerbung mit Referenzen und Gehaltsvorstellung freuen wir uns bis zum 20. Oktober 2018. Ansprechperson: Mona Hille

Extra Informationen

Status

Inaktiv

Ausbildungsniveau

Abitur, Fachabitur, Hauptschule, Realschule, Hochschule/Universität

Standort

Berlin

Arbeitsstunden pro Woche

38 - 40

Jobart

Vollzeitstelle

Gehaltsangabe

Zwischen 10.00€ und 20.00€ pro Stunde

Verantwortlich für

Organisatorische und administrative Aufgaben

Tätigkeitsbereich

Administration / Verwaltung, Sekretariat / Assistenz

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Ja

Sprachkenntnisse

Deutsch