Tankkarte

Definition, Vorteile und Funktionsweise

Tankkarten für Firmen sind spezielle Karten, die es Unternehmen ermöglichen, ihren Mitarbeitern Kraftstoffleistungen zu gewähren. Diese Karten funktionieren ähnlich wie herkömmliche Kredit- oder Debitkarten und werden in der Regel von Tankstellen und großen Kraftstoffanbietern akzeptiert. Durch die Zuweisung einer Tankkarte erhalten Mitarbeiter Zugang zu einem bestimmten Tankstellennetzwerk, wo sie Kraftstoff für dienstliche Fahrzeuge oder in einigen Fällen auch für private Fahrten tanken. Die Abrechnung erfolgt in der Regel zentral über das Unternehmen.

Vorteile für Unternehmen

• Kostenkontrolle: Tankkarten ermöglichen es Unternehmen, die Ausgaben für Kraftstoff genau zu überwachen und zu kontrollieren. Durch detaillierte Abrechnungen stellen Unternehmen fest, wie viel Kraftstoff einzelne Mitarbeiter verbrauchen und welche Kosten damit verbunden sind.
• Effiziente Verwaltung: Die Verwaltung von Tankkarten ist in der Regel einfach und effizient. Unternehmen stellen individuelle Karten für Mitarbeiter aus und legen entsprechende Limits fest. Dies erleichtert die Verwaltung und minimiert den Aufwand im Vergleich zu alternativen Methoden wie der Erstattung von Barzahlungen.
• Steuerliche Vorteile: Unter Umständen erhalten Unternehmen steuerliche Vergünstigungen oder Rückerstattungen für die Verwendung von Tankkarten. Dies trägt dazu bei, die Gesamtkosten für den Betrieb eines Fahrzeugpools zu senken und die Rentabilität zu verbessern.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

• Bequeme Abrechnung: Tankkarten ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Kraftstoffkosten ohne Bargeld oder persönliche Zahlungsmittel abzurechnen. Dies vereinfacht den Prozess erheblich und spart Zeit.
• Zeitersparnis: Durch die Nutzung einer Tankkarte sparen Mitarbeiter Zeit, da sie nicht nach Bargeld suchen oder Kreditkartentransaktionen durchführen müssen. Dies ist besonders vorteilhaft für Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind und regelmäßig tanken müssen.
• Transparente Ausgaben: Tankkarten bieten Mitarbeitern eine klare Übersicht über ihre Kraftstoffausgaben. Sie erhalten regelmäßige Abrechnungen, die ihnen dabei helfen, ihre Ausgaben zu überwachen und zu kontrollieren.

Unterschiede zu anderen Tankoptionen

Im Vergleich zu alternativen Zahlungsmethoden wie Bargeld oder der Verwendung eigener Kreditkarten bieten Tankkarten mehrere Vorteile. Zum Beispiel:

• Effiziente Abrechnung: Während Bargeldzahlungen oft mühsam sind und eine aufwändige Buchhaltung erfordern, ermöglichen Tankkarten eine automatisierte Abrechnung und eine einfache Verwaltung der Ausgaben.
• Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben: Tankkarten erleichtern es Mitarbeitern, geschäftliche und private Tankvorgänge zu trennen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine klare Trennung der Kosten benötigen.
• Zentrale Verwaltung: Tankkarten ermöglichen es Unternehmen, die Verwaltung der Kraftstoffausgaben zentral zu steuern und zu überwachen. Dies bietet mehr Kontrolle und Transparenz im Vergleich zur Verwendung persönlicher Zahlungsmittel durch Mitarbeiter.

Tankkarten-Vergleich

Beim Vergleich von Tankkarten für Unternehmen und Mitarbeiter gibt es mehrere wichtige Kriterien, die berücksichtigt werden sollten:

• Akzeptanzstellen: Die Tankkarte sollte an möglichst vielen Tankstellen akzeptiert werden, um eine maximale Flexibilität für die Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Gebühren und Kosten: Es ist wichtig, die Gebührenstruktur der Tankkarten zu überprüfen, einschließlich monatlicher oder jährlicher Kartengebühren sowie Transaktionsgebühren.
• Verfügbarkeit von Zusatzleistungen: Einige Tankkarten bieten zusätzliche Dienstleistungen wie Fahrzeugwartung, Pannenhilfe oder Rabatte bei bestimmten Tankstellen. Diese Zusatzleistungen erhöhen den Gesamtwert der Tankkarte.
• Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten: Die Firmentankkarte sollte flexible Anpassungsmöglichkeiten bieten, zum Beispiel die Möglichkeit, individuelle Limits festzulegen oder unterschiedliche Kartentypen für verschiedene Mitarbeitergruppen auszugeben.
• Integration mit Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen: Die nahtlose Integration der Tankkartenabrechnungen in bestehende Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme steigert die Effizienz.

Beispielhafte Vergleichstabelle

Kriterium	Tankkarte A	Tankkarte B	Tankkarte C
Akzeptanzstellen	Breites Netzwerk	Eingeschränkt	Mittelmäßig
Gebühren und Kosten	Niedrige Gebühren	Hohe Gebühren	Moderate Gebühren
Zusatzleistungen	Pannenhilfe inklusive	Keine Zusatzleistungen	Rabatte bei Partner-Tankstellen
Flexibilität	Individuelle Limits	Begrenzte Anpassungsmöglich-keiten	Standardoptionen
Integration mit Systemen	Vollständige Integration	Teilweise Integration	Keine Integration

Die oben genannte Vergleichstabelle bietet einen Überblick über drei verschiedene Tankkarten und bewertet sie anhand der genannten Kriterien. Unternehmen wählen anhand solcher Vergleichstabellen die für ihre Bedürfnisse am besten geeignete Tankkarte aus.

Steuer: Tankkarte vom Arbeitgeber

Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, Tankkarten für ihre Arbeitnehmer bereitzustellen:

• Direkte Ausgabe: Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern direkt Tankkarten aus, die entweder an bestimmte Tankstellenketten gebunden sind oder eine breite Akzeptanz haben.
• Integration in Leasingverträge: Bei Dienstwagen, die über Leasingverträge bereitgestellt werden, integrieren Arbeitgeber eine Tankkarte zum Beispiel als Teil des Leasingpakets.
• Gutscheine oder Tankgeld: Anstelle von Tankkarten bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch Tankgutscheine oder Tankgeld als Teil des Vergütungspakets.

Steuerliche Aspekte für Arbeitgeber

• Behandlung als geldwerter Vorteil: Tankkarten werden – je nach Land und individueller Situation – als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für die Mitarbeiter betrachtet, insbesondere wenn sie auch für private Fahrten genutzt werden.
• Steueroptimierungsmöglichkeiten: Arbeitgeber können unter Umständen bestimmte steuerliche Vergünstigungen nutzen, wenn sie Tankkarten für ihre Mitarbeiter bereitstellen. Dazu gehören beispielsweise die steuerliche Absetzbarkeit der Kraftstoffkosten oder die Möglichkeit der Vorsteuerabzugsberechtigung.
• Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge: Die Bereitstellung von Tankkarten durch den Arbeitgeber kann auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge haben, speziell, wenn sie als zusätzliches Gehalt betrachtet werden.

Steuerliche Vorteile für Arbeitgeber

• Kostenersparnis: Durch die Nutzung von Tankkarten besteht die Möglichkeit, dass Arbeitgeber Kosten sparen, indem sie Kraftstoffkosten effizienter verwalten und steuerliche Vergünstigungen nutzen.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Die Bereitstellung von Tankkarten als Zusatzleistung erhöht die Attraktivität eines Arbeitgebers und trägt dazu bei, qualifizierte Mitarbeiter im War for Talents anzuziehen und zu halten.
• Einfachere Verwaltung: Tankkarten ermöglichen eine einfachere und effizientere Verwaltung der Kraftstoffausgaben für Arbeitgeber und erleichtern die Nachverfolgung und Abrechnung.

Wie Sie sehen: Die Bereitstellung von Tankkarten durch Arbeitgeber bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Es ist jedoch wichtig, die steuerlichen Aspekte sorgfältig zu berücksichtigen und sich gegebenenfalls von einem Steuerberater unterstützen zu lassen, um potenzielle Risiken zu minimieren und die optimalen steuerlichen Vorteile zu nutzen.

Kosten einer Tankkarte

Die Kosten einer Tankkarte variieren je nach Anbieter und Vertragsbedingungen. Typische Kosten und Gebühren, die mit Tankkarten verbunden sind:

• Ausgabengebühren: Einige Anbieter erheben möglicherweise eine einmalige Gebühr für die Ausstellung der Tankkarte.
• Monatliche oder jährliche Gebühren: Viele Tankkartenanbieter berechnen regelmäßige Gebühren für die Nutzung der Karte, entweder monatlich oder jährlich.
• Transaktionsgebühren: Für jede getätigte Transaktion kann eine Gebühr anfallen, die je nach Anbieter variiert.
• Gebühren für Zusatzleistungen: Einige Tankkarten bieten zusätzliche Dienstleistungen, für die gegebenenfalls weitere Gebühren anfallen.

Es ist wichtig, dass Sie die Kosten und Gebühren verschiedener Tankkarten vergleichen, um die beste Option für Ihr Unternehmen zu finden.

Einsparpotenziale für Unternehmen

Obwohl mit der Nutzung von Tankkarten Kosten verbunden sind, erzielen Unternehmen durch ihre Verwendung auch erhebliche Einsparungen:

• Kostenkontrolle: Tankkarten ermöglichen es Unternehmen, die Ausgaben für Kraftstoff genau zu überwachen und zu kontrollieren. Dies hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
• Bessere Verhandlungsposition: Unternehmen, die Tankkarten verwenden, haben möglicherweise eine bessere Verhandlungsposition mit Kraftstoffanbietern, um günstigere Preise oder bessere Konditionen auszuhandeln.
• Steuerliche Vorteile: Unter bestimmten Umständen können Unternehmen steuerliche Vorteile nutzen, indem sie Kraftstoffkosten als Betriebsausgaben oder Vorsteuern geltend machen.

Insgesamt sind Tankkarten für Unternehmen eine kosteneffiziente Möglichkeit, die Kraftstoffausgaben zu verwalten und potenzielle Einsparungen zu realisieren.

Tankkarte ohne Firmenwagen

Mitarbeiter, die keinen Firmenwagen haben, profitieren dennoch von Tankkarten. Mögliche Nutzungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer ohne Dienstwagen sind:

• Private Fahrzeuge: Mitarbeiter dürfen die Tankkarte für ihre privaten Fahrzeuge verwenden und profitieren dadurch von den günstigen Kraftstoffpreisen und der bequemen Abrechnung.
• Dienstreisen: Auch wenn Mitarbeiter keinen Firmenwagen haben, nutzen sie gegebenenfalls dienstliche Fahrzeuge und verwenden dafür die Tankkarte.
• Fahrgemeinschaften: Mitarbeiter können die Tankkarte auch für Fahrgemeinschaften mit Kollegen verwenden, um die Kosten zu teilen.

Anreize für die Nutzung

Schaffen Sie als Arbeitgeber Anreize, um die Nutzung von Tankkarten durch Mitarbeiter ohne Firmenwagen zu fördern:

• Kostenübernahme: Übernehmen Sie die Kosten für die private Nutzung der Tankkarte durch Mitarbeiter oder gewähren Sie Zuschüsse, um die Nutzung attraktiver zu machen.
• Bonusprogramme: Führen Sie Bonusprogramme ein, die Mitarbeitern ohne Firmenwagen zusätzliche Vorteile bieten, wie zum Beispiel Treuepunkte oder Rabatte bei Partner-Tankstellen.
• Transparenz und Kommunikation: Arbeitgeber sollten die Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten von Tankkarten für alle Mitarbeiter klar kommunizieren, um das Bewusstsein zu schärfen und die Akzeptanz zu erhöhen.

Durch die Schaffung von Anreizen und die Bereitstellung klarer Informationen fördern Arbeitgeber die Nutzung von Tankkarten durch Mitarbeiter ohne Firmenwagen und steigern damit die Effizienz und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Key Takeaways

• Tankkarten für Firmen ermöglichen Unternehmen eine effiziente Kostenkontrolle und bieten Mitarbeitern bequeme Abrechnung sowie Zeitersparnis beim Tanken.
• Tankkarten für Unternehmen sollten anhand von Kriterien wie Akzeptanzstellen, Kosten, Zusatzleistungen, Flexibilität und Integration verglichen werden, um die passende Auswahl zu treffen.
• Arbeitgeber können Tankkarten direkt ausgeben, in Leasingverträge integrieren oder Tankgutscheine anbieten. Steuerliche Aspekte sollten berücksichtigt werden, um Kosten zu sparen.
• Tankkarten bieten Unternehmen Kostenkontrolle und die Möglichkeit, auch Mitarbeiter ohne Firmenwagen zu unterstützen.