Assistenz der Geschäftsleitung - Office Management / Backoffice (m/w/d)

Jobbeschreibung

Über das Unternehmen
Advisory ThreeSixty° ist eine spezialisierte Managementberatung für komplexe IT-, Transformations- und Security-Umfelder.
Unser Anspruch ist einfach: Die Seriösität, die Kunden im Gespräch erleben, muss auch in der Umsetzung gewährleistet sein. Kein Bait & Switch. Kein künstlicher Junior-Overhead. Keine aufgeblasenen Projektstrukturen, die am Ende mehr kosten, als sie leisten.
Wir arbeiten mit kleinen, starken Teams, klarer Verantwortung und einer transparenten, benchmarkbasierten Preisstruktur. Unsere Kunden bleiben nicht, weil sie müssen, sondern weil die Zusammenarbeit Wirkung zeigt
und sich rechnet.
Wir wachsen gezielt und suchen jetzt erfahrene Persönlichkeiten für unsere Cybersecurity-Practice.

Was bieten wir dir?

• Direkte Zusammenarbeit und sichtbarer Beitrag: Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen und erlebst unmittelbar, wie deine Arbeit das Tagesgeschäft und die Zusammenarbeit erleichtert
• Verantwortung mit Gestaltungsspielraum: Klare Zuständigkeiten geben dir den Rahmen, Aufgaben eigenständig zu steuern und Abläufe aktiv mitzugestalten
• Kleine, starke Teams: Wir arbeiten mit kurzen Abstimmungswegen, persönlicher Verantwortung und ohne unnötige Hierarchien
• Ein vielseitiges Beratungsumfeld: Du erhältst Einblicke in anspruchsvolle IT-, Transformations- und Security-Themen und unterstützt ein gezielt wachsendes Unternehmen
• Eine Kultur des Mitgestaltens: Teile Wissen, hinterfrage konstruktiv, unterstütze andere und übernimm Verantwortung für deine Zusagen

Was erwartet dich?

• Termine und Kundenkontakt koordinieren: Den Outlook-Kalender der Geschäftsleitung pflegen, interne und externe Termine abstimmen, Konflikte frühzeitig klären und die zugehörige Kundenkommunikation im Namen der Geschäftsleitung übernehmen.
• Kommunikation strukturieren: Das E-Mail-Postfach organisieren, eingehende Themen priorisieren und für nachvollziehbare Bearbeitung und verlässliche Rückmeldungen sorgen.
• Entscheidungen vorbereiten: Fragen, offene Punkte und Entscheidungsbedarf bündeln, relevante Informationen zusammenführen und übersichtlich aufbereiten.
• Flexibel umpriorisieren: Auf kurzfristig geänderte Aufträge reagieren, Prioritäten mit der Geschäftsleitung abstimmen, Auswirkungen auf Termine und Zusagen kommunizieren und zurückgestellte Aufgaben zuverlässig wieder aufnehmen.
• Das Backoffice organisieren: Administrative Abläufe eigenständig steuern, vollständige Informationen und fristgerechte Bearbeitung sicherstellen. Zuständigkeiten, Fristen und nächste Schritte nachhalten, Rückmeldungen einholen und Verzögerungen oder Klärungsbedarf frühzeitig ansprechen.
• Der Steuerberatung für die Buchhaltung zuarbeiten: Rechnungen und Belege sammeln, auf Vollständigkeit prüfen, strukturiert aufbereiten und fristgerecht direkt an die Steuerberatung übermitteln. Fehlende Unterlagen einholen.
• Mit der Steuerberatung kommunizieren: Als zentrale organisatorische Ansprechperson Informationen bereitstellen, Rückfragen mit der Geschäftsleitung oder den zuständigen Mitarbeitenden klären und offene Punkte nachhalten.
• Optional der Steuerberatung für die Lohnbuchhaltung zuarbeiten: Abrechnungsrelevante Personaldaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Änderungen nach interner Freigabe zusammenstellen und direkt an die Steuerberatung übermitteln. Personenbezogene Daten sorgfältig und vertraulich behandeln.
• Events organisieren und weiterentwickeln: Planung, Einladungen, Teilnehmermanagement, Logistik, Ressourcen und Nachbereitung koordinieren. Consultants einbinden und Zuständigkeiten klar verteilen.
• Kontinuität sicherstellen: Bei Abwesenheit der Geschäftsleitung Vorgänge, Termine und Kommunikationsstände aktuell halten, Übergaben vorbereiten und Consultants bei Bedarf organisatorisch unterstützen.

Was solltest du mitbringen?

• Relevante Erfahrung: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Position.
• Hohe Anpassungsfähigkeit: Du arbeitest gerne in einem Umfeld mit hohem Tempo und häufig wechselnden Prioritäten. Auch kurzfristig geänderte Arbeitsaufträge kannst du schnell einordnen und umsetzen.
• Organisation und Urteilsvermögen: Du erkennst Prioritäten, stellst gezielte Rückfragen und sprichst offen an, wenn Aufgaben oder Termine miteinander konkurrieren.
• Struktur auch bei Unterbrechungen: Du hältst offene Aufgaben, Fristen und Zusagen nachvollziehbar fest, damit bei häufigen Wechseln nichts verloren geht.
• Eigeninitiative und Verlässlichkeit: Du denkst voraus, hältst Aufgaben aktiv nach und führst Themen zu einem Ergebnis.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Du gehst sorgfältig mit vertraulichen Geschäfts- und Personaldaten sowie der Kommunikation im Namen der Geschäftsleitung um.
• Kaufmännisches Verständnis: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und der Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung ist von Vorteil. Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sind willkommen.
• Professionelles Auftreten: Du kommunizierst klar und verbindlich mit Kunden, Geschäftsleitung, Consultants und externen Ansprechpartnern.
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Werkzeugen: Du beherrschst Microsoft 365 sehr sicher, insbesondere Outlook.
• Sprachliche Sicherheit: Du kommunizierst professionell auf Deutsch und verfügst über verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zeitliche Flexibilität im vereinbarten Rahmen: Du bist offen dafür, deine Arbeitszeiten bei Bedarf und nach gemeinsamer Abstimmung anzupassen.

Unser Jobangebot Assistenz der Geschäftsleitung - Office Management / Backoffice (m/w/d)klingt vielversprechend?

Bei unserem Partner Workwise ist eine Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise.

Extra Informationen

Status

Offen

Ausbildungsniveau

Hochschule/Universität

Standort

Langenfeld (Rheinland)

Jobart

Vollzeitstelle

Veröffentlicht am

20-10-2026

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Deutsch