Verwaltungsangestellte/n / Assistenz der Institutsleitung (w/m/d) in Köln

• Allgemeine Assistenz-/Sekretariatsaufgaben für die Institutsleitung und Unterstützung des wissenschaftlichen Institutspersonals (z.B. in Organisation und Abrechnung von Dienstreisen) sowie Postbearbeitung
• Administrative Unterstützung der Institutsleitung bei Organisation, Schriftverkehr, Controlling, Dateneingabe, Datenverwaltung.
• Daten- und Aktenpflege
• Bearbeitung von Anfragen und Erteilung von Auskünften
• Terminkoordination nach Absprache mit der Institutsleitung sowie Terminüberwachung von Wiedervorlagen
• Eigenständige Korrespondenz nach Stichwortangabe, auch in englischer Sprache
• Planung und Organisation von Besprechungen
• Sitzungen und größeren Veranstaltungen
• Unterstützung der Institutsleitung im Rahmen von Personalauswahlverfahren und Verwaltung der Finanzen (Haushalts/Budget- und Drittmittel)
• Unterstützung des Studiengangkoordinators (z.B. organisatorische Aufgaben im Lehr- und Prüfungsmanagement)

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten
• Idealerweise haben Sie Berufserfahrung in der Büroassistenz oder im Chefsekretariat 
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie gründliche Kenntnisse in der deutschen Rechtschreibung
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt
• Idealerweise haben Sie einen sicheren Umgang mit den MS Office-Programmen
• Kenntnisse im Umgang mit KLIPS 2.0 sind erwünscht
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- sowie Teamfähigkeit und sind in der Lage, eigenverantwortlich Aufgaben und Abläufe zu strukturieren und durchzuführen
• Service- und dienstleistungsorientiertes Handeln wird vorausgesetzt
• Kenntnisse über universitäre Strukturen und Abläufe sind hilfreich

• Das IGKE bietet ein anregendes akademisches Umfeld mit nationalen und internationalen Netzwerken in Wissenschaft und Politik
• Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem innovativen und interdisziplinären Team
• Förderung der persönlichen Weiterentwicklung

Arbeiten an der Uniklinik Köln und der Medizinischen Fakultät heißt die Zukunft mitzugestalten – die Zukunft der Medizin, der Patientinnen und Patienten und natürlich Ihre eigene Zukunft. Sie profitieren von 59 Kliniken und Instituten sowie zahlreichen weiteren Abteilungen und Einrichtungen und über 10.000 Arbeitsplätzen. Die Medizinische Fakultät der Universität zu Köln und die Uniklinik Köln übernehmen wichtige gesellschaftliche Aufgaben in Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Ein enges Netzwerk mit vielen universitären und außeruniversitären Partnern garantiert eine international erfolgreiche Wissenschaft sowie die exzellente Ausbildung unserer Studierenden.

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