Büroleitung des Medizinischen Dekanats (w/m/d) in Köln

• Koordination des Dienstbetriebs im Medizinischen Dekanat mit Weisungsbefugnis gegenüber derzeit sieben Mitarbeiter/innen und studentischen Aushilfskräften; Durchführung von Mitarbeiter/innen-besprechungen
• Laufende Abstimmung von Prioritäten mit der Geschäftsführung des Dekanats
• Organisation des Dekanatsbüros und Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft
• Büromanagement: Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefonmanagement, Dokumenten- und Vorgangsmanagement, Materialbeschaffung und -verwaltung
• Terminmanagement: Koordination, Planung und Überwachung der Termine des Dekans, im Einzelfall Terminbegleitung und Nachbereitung
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung der regelmäßigen Fachbereichsratssitzungen, Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen
• Überwachung der Ausführung von festgesetzten Maßnahmen
• Vor- und Zuarbeit für Entscheidungsprozesse der Fakultät
• Kommunikation mit den weiteren Bereichen der Fakultät
• Verwaltung von Drittmitteln und Landesmitteln für die Dekanatsarbeit
• Eventorganisation: Koordination, Planung und Organisation von internen und externen Terminen, Besprechungen sowie Gästebetreuung
• Unterstützung des Dekans sowie der Prodekane bei Repräsentationsaufgaben
• Überwachung von Gremienzusammensetzungen
• Begleitung von Wahlen zur Engeren Fakultät, zum Senat und zur Gleichstellungskommission; Umsetzung der Wahlergebnisse

• Wünschenswert ist ein abgeschlossenes Hochschulstudium, ein vergleichbarer qualifizierter Abschluss oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Kaufmännischen Bereich, sowie einschlägige Berufserfahrung
• Know how, das Sie vorzugsweise im Rahmen Ihrer Tätigkeiten an Universitäten und / oder Hochschulen erworben haben und qualitäts-, prozess- und lösungsorientiert anwenden
• Freundliches, dezentes Auftreten und ausgezeichnete Umgangsformen kombiniert mit hoher Eigenmotivation und Durchsetzungsstärke.
• Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie loyales Verhalten und eine hohe Dienstleistungsorientierung
• Eigenverantwortliche und effiziente Arbeitsweise, hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS Office-Paket
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Verantwortliche Übernahme von herausfordernden Tätigkeiten
• Zusammenarbeit mit einem kompetenten und offenen, interdisziplinären Team
• Vielfältige Möglichkeiten der persönlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung

Arbeiten an der Uniklinik Köln und der Medizinischen Fakultät heißt die Zukunft mitzugestalten – die Zukunft der Medizin, der Patientinnen und Patienten und natürlich Ihre eigene Zukunft. Sie profitieren von 59 Kliniken und Instituten sowie zahlreichen weiteren Abteilungen und Einrichtungen und über 10.000 Arbeitsplätzen. Die Medizinische Fakultät der Universität zu Köln und die Uniklinik Köln übernehmen wichtige gesellschaftliche Aufgaben in Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Ein enges Netzwerk mit vielen universitären und außenuniversitären Partnern garantiert eine international erfolgreiche Wissenschaft sowie die exzellente Ausbildung unserer Studierenden.

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